Integritetsmeddelande gällande dataskydd

Studentvikaries behandling av personuppgifter v.1806.1
Senast uppdaterad: 2018-06-14

Oavsett om du är anställd, leverantör till oss, besökare på vår hemsida, kund eller annan intressent vill vi att du ska känna dig trygg med att vi hanterar dina personuppgifter på ett säkert sätt. Transparens är viktigt för oss och vi vill vara öppna med hur vi behandlar dina personuppgifter från början till slut.

Om Studentvikarie

Studentvikarie är ett ungt och snabbrörligt företag som varje dags drivs av vårt långsiktiga uppdrag – att matcha rätt person med rätt utbildningsuppdrag i enorm skala. Vi gör detta bland annat genom att fylla Sveriges klassrum med bra personer som har rätt förutsättningar för att lyckas i rollen som pedagoger. Vi erbjuder inte bara en vikarie i ett klassrum utan Studentvikarie erbjuder en helhetslösning för kommuner och friskolekoncerners kompetensförsörjning. Detta innebär en digital plattform för vikariehantering, utbildningar, rekryteringar och partnerskap för att hitta framtida lärartalanger.

Om dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen är en ny lag som träder i kraft den 25 maj 2018. Den är EU-gemensam och ersätter den nu gällande personuppgiftslagen (PuL). Syftet är att skydda varje enskild EU-medborgares integritet och stärka individens rättigheter vid behandling av personuppgifter.

Med anledning av detta har vi tagit fram en ny personuppgiftspolicy och uppdaterat våra allmänna villkor kring personuppgiftshantering. Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Följande principer gäller när Studentvikarie hanterar dina personuppgifter:
– Din integritet respekteras och värnas.

– Du har rätt att få tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas.

– Vi samlar inte in mer personuppgifter än vad som är nödvändigt.

– Dina personuppgifter används bara för det ändamål de är insamlade för.

– För att skydda dina personuppgifter vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder kring våra IT-system och ser till att våra samarbetspartners gör detsamma.

– Vår personal får särskild utbildning kring hur personuppgifter ska hanteras.

– Dina personuppgifter sparas inte längre än vad som behövs.

– Som huvudregel behandlar vi inte personuppgifter för barn dvs. personer under 18 år.

– Dina personuppgifter säljs inte till andra företag.

Denna integritetspolicy innehåller information om hur vi hanterar dina personuppgifter.

1. Centrala begrepp
2. Studentvikarie Sverige AB är personuppgiftsansvarig
3. Vems uppgifter behandlar vi?
3.1 När gäller inte policyn?
4. Vilka typer av personuppgifter samlar vi in?
4.1 Kandidater/Arbetssökande
4.2 Anställda och Användare av Plattform
4.2.1 Behandlar vi information om dig automatiskt utan någon mänsklig inblandning?
4.3 Kunder, potentiella kunder och Leverantörer
5. Informationsflöden i övrigt
6. Hur länge sparas uppgifterna?
7. Vem kan ta del av uppgifterna?
8. Var förvaras uppgifterna?
9. Cookies och liknande teknik
10. Säkerheten för dina personuppgifter
11. Dina rättigheter
12. Ändring av integritetspolicy
13. Kontaktuppgifter till Studentvikarie Sverige AB

1. Centrala begrepp

En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Under vissa omständigheter kan även uppgifter om IP-nummer och ditt beteende vid nyttjande av våra tjänster utgöra personuppgifter.

Behandling av personuppgifter innefattar all hantering av personuppgifter, såsom insamling, registrering och lagring.
Personuppgiftsansvarig är den som fastställer syftet med behandling av personuppgifter och som bestämmer vilka personuppgifter som efterfrågas. Det är den personuppgiftsansvarige som är ytterst ansvarig för att behandlingen av dina personuppgifter sker enligt gällande personuppgiftslagstiftning.

2. Studentvikarie Sverige AB är personuppgiftsansvarig

Studentvikarie Sverige AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
Kontakt på Studentvikarie: Henrik Lindberg, dataskydd@studentvikarie.se

3. Vems uppgifter behandlar vi?

Kandidater/Arbetssökande – Personer som vi är i kontakt med rörande jobb hos oss eller hos våra kunder. I denna grupp ingår de som aktivt sökt en tjänst, de som registrerat sig till nyhetsbrev, deltagit på ett rekryteringsevent eller liknande utan att ha sökt en tjänst, de som besökt vår hemsida samt de som vi kontaktat genom uppsökande aktiviteter (search).

Anställda – Personer som är anställda, användare av vår plattform eller som varit anställda i vår verksamhet och på våra kontor.

Leverantörer – Kontaktpersoner på företag som vi köper tjänster och produkter av.

Kunder – Kontaktpersoner på organisationer som köper våra tjänster.

Potentiella kunder – Kontaktpersoner på organisationer som vi behandlar i marknadsföringssyfte.

3.1 När gäller inte policyn?

Ibland annonseras tjänster på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av Studentvikarie. Studentvikarie har inte granskat dessa webbplatser eller övriga webbplatser som innehåller länkar till vår webbsida. Denna Integritetspolicy är inte tillämplig på behandling av personuppgifter som sker på sådana webbplatser och Studentvikarie är inte ansvarig för personuppgiftsbehandling på webbplatser som inte är en del av Studentvikaries webbplats eller Plattform/App.

4. Vilka typer av personuppgifter samlar vi in?

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Beroende på vilken intressentgrupp du tillhör så behandlar vi olika slags uppgifter under olika lång tid samt av olika anledningar. Nedan finner du en fördelning med specifik information per grupp.

4.1 Kandidater/Arbetssökande

Syfte:
– Hantera din ansökan till att arbeta hos oss eller hos våra kunder, vilket innebär att vi kan komma att utvärdera dina kompetenser – både yrkes-, begåvnings-, och personlighetsmässiga.

– Matcha dig med uppdrag/arbete relaterade till dina önskemål och/eller dina kompetenser samt för att förse dig med personliga erbjudanden, information eller inbjudningar som vi anser är intressanta för dig via e-post, digitala och/eller sociala medier.

– Löpande kommunikation kring din ansökan och administrera vår relation till dig.

– Statistiska syften för att underhålla och utveckla kvaliteten på våra tjänster.

– Hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering.

Personlig information som Studentvikarie samlar in för att kunna erbjuda dig arbete innefattar, men är inte begränsat till:
– Namn, adress, e-post, mobiltelefonnummer, verksamhetsregion.

– Kompetenser och tidigare erfarenhet inhämtat genom din CV, din LinkedIn- eller Facebookprofil (om du registrerat din ansökan via någon av dessa kanaler)

– De uppgifter och den information du ger i samband med att du skickar in din jobbansökan till oss. Därefter intervjuanteckningar, följebrev och referenser, material som du producerar i vår utbildningsplattform Loops samt den profil som du själv skapar i vår plattform.

– Fotografi, om du inkluderat ett sådant i ditt CV/profil.

– Personnummer, om du är slutkandidat i en process behöver vi kunna säkerställa din identitet.

– Övriga personuppgifter som du lämnat till Studentvikarie i din ansökan.

Studentvikarie har som policy att inte begära eller behandla känslig information från dig. Lämna därför inte känsliga uppgifter t.ex. etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös/filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa eller sexuell läggning till oss.

Behandlingen grundar sig på ditt samtycke, vilket du när som helst kan dra tillbaka. Om du drar tillbaka ditt samtycke till att finnas i våra register kommer vi inte längre att behandla dina personuppgifter och du kommer inte längre kunna vara aktuell i en rekryteringsprocess, erbjudas arbete eller ta uppdrag hos oss.

4.2 Anställda och Användare av Plattform

Syfte:
– Tillhandahålla våra tjänster till Studentvikaries kunder och erbjuda dig möjlighet att bli matchad och ta uppdrag.

– Matcha dig med uppdrag/arbete relaterade till dina önskemål och/eller dina kompetenser samt för att förse dig med personliga erbjudanden.

– Administrera vår relation till dig.

– Hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller Studentvikaries kunder och leverantörer.

– Utföra interna demografiska studier och optimera Studentvikaries system och verksamhet.

– För att ge dig den hjälp du förväntar dig som t.ex. att hitta lämpliga uppdrag för dig att arbeta på, hjälpa dig med utbildning eller underlätta proceduren att ta nya uppdrag.

– Detta innefattar att hålla dig informerad om framtida arbetstillfällen via e-post, telefon, post, chatt och/eller andra kommunikationsmetoder

– Utföra personalaktiviteter (inklusive arbetsledning, frånvarohantering, utbildning/personalhantering, utgiftshantering och disciplinära procedurer).

– Foton och videor av ditt deltagande i utbildnings- eller liknande sessioner för att nyttjas i marknadsföring eller i interna kanaler (du får möjlighet att be om att inte bli filmad eller fotograferad).

– Foto i Studentvikaries plattform för identifiering ur ett säkerhetsperspektiv mot våra kunder.

– Foto, namn och företags kontaktuppgifter på personal på Studentvikaries hemsida för att synliggöra vår organisation samt tillhandahålla kontaktuppgifter till våra olika grupper av intressenter.

Personlig information som Studentvikarie samlar in för att kunna erbjuda dig arbete och administrera din anställning innefattar, men är inte begränsat till:
När du blir anställd och/eller får tillgång till vår plattform ingår du ett avtal med oss som arbetsgivare. I detta förhållande krävs att vi som arbetsgivare behandlar en större mängd personuppgifter då vi måste uppfylla ett större antal lagstiftningar som arbetsgivare i Sverige har krav på sig att följa. Exempel på dessa kan vara arbetsmiljölagstiftning, diskrimineringslagstiftning, lag om sjuklön, semesterlagen, skattelagstiftning mfl. Utöver vad som anges i under 4.1 behandlar vi:

– Anteckning om uppvisat, giltigt utdrag ur polisens belastningsregister.

– Med anledning av att Studentvikaries kunder verkar under Skollag samt att uppdragen innebär arbete med barn och unga krävs ett giltigt utdrag ur polisens belastningsregister från samtliga registrerade. Utdraget får vara högst 1 år gammalt. Vi sparar endast en anteckning om att ett giltigt utdrag har visats upp, originaldokument förstörs alternativt returneras till den registrerade. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos polisen. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan du inte använda Studentvikaries tjänster då detta krav på oss för all uthyrd personal mot skola är reglerat i svensk lag och våra kundavtal. Rättslig grund och ändamål för den här behandlingen är fullgörande av rättslig skyldighet.

– Uppgifter som behövs för att fullfölja vårt avtal gentemot dig, för att kunna leda och fördela arbete, innefattar bland annat personuppgifter som bankkonto, anställningsnummer, arbetsprestationer och utvärderingar, lön och kommunikation relevant för anställningen.

– Uppgifter om arbetad tid på uppdraget, sjukfrånvaro och annan frånvaro, klagomål och reklamationer samt annan information som rör ditt utförande av uppdraget hos kund. Dessa uppgifter kommer vi att behandla för att kunna fakturera kunden (uppgifter om din arbetade tid redovisas i fakturan), hantera reklamationer och klagomål, i bokföringssyfte och för att kunna administrera din anställning. Arbetsprestationer behandlas för ändamålen att planera, organisera, leda och följa upp vårt anställningsavtal med dig och leverans mot kund.

De rättsliga grunderna för sådan behandling är fullgörande av ditt anställningsavtal och fullgörande av rättslig skyldighet samt vårt berättigade intresse av att kunna ta betalt av och hantera vårt avtal med kunden, beräkna och betala ut lön samt för att kunna bedöma vilken person som passar ett specifikt uppdrag. Uppgifter som rör ditt utförande av uppdraget hos kund som vi mottar från dig eller från kund kommer att sparas tills preskriptionstiden för kund att reklamera det arbetet du utfört hos kund går ut. Den rättsliga grunden för sådant sparande är vårt berättigade intresse av att kunna försvara oss vid en eventuell tvist om tjänsteleveransen.

– Din aktivitet och inloggningar i vår plattform/app samt tagna bokningar.

– Uppgifter om dig för att administrera din anställning.

Ovan personuppgifter kommer vi att behandla för att kunna administrera din anställning, exempelvis utbetalning av lön, redovisa skatter och sociala avgifter, erlägga grupplivs- och pensionsavgifter till försäkringsbolag, upprätta listor över anställda för att följa de turordningsbestämmelser som gäller vid uppsägning och för att kunna leva upp till arbetsmiljölagstiftningen. Studentvikarie kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att Studentvikarie ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare. Den rättsliga grunden för ovan behandlingar är dels vårt anställningsavtal med dig men även för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser.

Vi kan också samla in information om din användning av våra system inklusive (men inte begränsat till) din IP-adress, webbläsare, tidsstämpel, plats, lands trafikinformation, webbloggar och annan kommunikationsinformation och resurserna du får åtkomst till. Denna information gör våra system enklare att använda, förbättrar säkerhet och användarupplevelsen i framtiden. Rättsliga grunden för den här typen av behandling är ditt samtycke.

4.2.1 Behandlar vi information om dig automatiskt utan någon mänsklig inblandning?

Ja, det gör vi. Kärnan i vår verksamhet är att matcha din profil med våra kunders uppdrag. Detta är av yttersta vikt i vår affärsverksamhet för att säkerställa att vi efterlever våra kundavtal samt presenterar relevanta uppdrag för dig baserat på dina egna preferenser. Matchning av uppdrag kan t.ex. baseras på utbildning, tillgänglighet och ort. Studentvikarie utför dock ingen automatisk behandling eller profilering på känsliga personuppgifter och har heller inget automatisk beslutsfattande baserat på personuppgifter i våra system.

4.3 Kunder, potentiella kunder och Leverantörer

Syfte:
– De personuppgifter vi behandlar rörande våra kunder och leverantörer är de som vi behöver ha för att vi ska kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation. Det kan gälla personuppgifter rörande kundansvariga, supportfunktioner, servicepersonal, ekonomiavdelning eller andra nyckelpersoner.

– Kunder i vår plattform: Användaruppgifter till plattformen. Vi kan också samla in information om din användning av våra system inklusive (men inte begränsat till) din IP-adress, webbläsare, tidsstämpel, plats, lands trafikinformation, webbloggar och annan kommunikationsinformation och resurserna du får åtkomst till. Denna information gör våra system enklare att använda, förbättrar säkerhet och användarupplevelsen i framtiden.

– Potentiella kunder: För att kunna erbjuda våra tjänster till organisationer som inte känner till oss samlar vi in kontaktuppgifter till nyckelpersoner på organisationer som vi vill kunna kontakta och bearbeta i marknadsföringssyfte.

Personlig information som Studentvikarie samlar in för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation till dig innefattar, men är inte begränsat till:
– Namn, titel, telefon och mailadress till arbetet

– Ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av tjänsterna samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

– IP-adress

– Noteringar i vårt CRM kring vårt samarbete

Uppgifterna vi behandlar om dig i egenskap av kund eller leverantör har vi registrerat då:
– Vi har fått uppgifterna av dig.

– Vi har fått uppgifterna av din arbetsgivare eller kollega.

– Vi har hittat uppgifterna på ditt företags hemsida.

Uppgifterna vi behandlar om dig i egenskap av potentiell kund kan vi även registrerat då:
– Vi har fått dessa av dig genom att du besökt vår hemsida, anmält dig till och besökt något av våra event, lämnat intresse av att bli kontaktad eller prenumererar på nyhetsbrev.

– Vi har köpt in information från externa aktörer.

I de fall då man köper in en vara eller tjänst så ingår man i ett avtalsförhållande, därför kan vi basera den behandling som görs mellan oss och annan part på laglig grund Avtal. Om avtalet löper ut för en kund måste vi enligt svensk lag hantera viss information rörande den beställande parten i ytterligare sju (7) år efter utförandet av tjänsten under laglig grund Rättslig förpliktelse.

Potentiella kunder: När vi marknadsför oss till andra organisationer och behandlar personuppgifter för anställda hos dessa företag lutar vi oss på berättigat intresse som laglig grund.

5. Informationsflöden i övrigt

Vi får också tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:
– Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt.

– Uppgifter som vi får när du kontaktar en av våra medarbetare.

– Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev, prenumerationer och andra utskick.

– Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar.

– Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss.

– Uppgifter som registreras när du besöker våra hemsidor.

– Uppgifter som registreras när du använder våra tjänster.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

Studentvikarie strävar efter att ta bort onödiga personuppgifter så snart det går. Ibland krävs ändå att uppgifterna på grund av administrativa skäl eller lagkrav sparas en längre tid. Dina personuppgifter sparas inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen med behandlingen såsom beskrivs i denna personuppgiftspolicy. Dina personuppgifter raderas, gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för så att det inte längre går att koppla dem till dig. Uppgifter vi har en skyldighet att spara enligt bokföringslagen eller annan lag kommer vi att spara under den period det krävs enligt nämnd lag och dela med skatteverket eller annan myndighet i den mån vi har en rättslig förpliktelse att göra det.

Studentvikarie kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:
Kandidat/Anställd/Användare av plattformen:
– Uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år. Vi anser det rimligt att lagra dina uppgifter i 2 år för att kunna uppfylla syftet med den tjänst som vi tillhandahåller till dig som arbetstagare. Diskrimineringslagen kräver att uppgifterna från en rekryteringsprocess skall sparas i 24 månader.

Om du varit inaktiv i vår tjänst i 12 månader kommer vi ställa frågan till dig om huruvida du fortsatt vill ha tillgång till ditt konto i vår tjänst. Om du inte ger ditt samtycke eller om du inte tagit ett uppdrag alternativt på annat sätt informerat oss under de senaste 24 månaderna kommer dina personuppgifter att raderas.

– Anställningsavtal, under innevarande år och därefter tio (10) år;

– Uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

– Kontrolluppgifter, tills dess att Studentvikaries pensionsåtaganden upphört.

– Arbetsprestationer, foto, utvärderingar eller annan kommunikation som sparats enligt denna policy raderas senast 1 månad efter att ditt konto i vår tjänst avslutats.

Leverantör:
– Så länge du är en viktig person för oss i och med vår yrkesmässiga relation så kommer vi att spara dina uppgifter. Om det kommer till vår kännedom att dina arbetsuppgifter hos ditt företag ändras eller att du bytt arbetsgivare kommer uppgiften raderas.

– Leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

Kund:
– Om du som representant för ett företag beställt en tjänst av oss på Studentvikarie, och ditt namn har varit den referens som använts för det aktuella uppdraget, så kommer vi spara dina personuppgifter i 10 år för att leva upp till bokföringslagen.

– Kundavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

Kund och potentiell kund:
– Vi kommer löpande att uppdatera vår CRM-databas. Det innebär att vi löpande arbetar med att ha en uppdaterad och aktuell databas med aktuella och korrekta kontaktuppgifter. Detta kommer att ske genom kontakter med dig per telefon, e-post, sociala medier och i personliga möten men även genom omvärldsbevakning.

Personuppgifter för marknadsföringsändamål:
– I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

Övriga uppgifter:
Referenser i ett anställningsförfarande
Referensens kontaktuppgifter kommer att sparas på enbart den kandidaten som fått jobbet. Vi sparar uppgiften samt referensprotokoll, tillsammans med kandidatens övriga handlingar i 24 månader pga av Diskrimineringslagstiftningens bestämmelser runt överklagande av tillsättningar.

Nödkontakter/närmast anhörig till anställda
Sparas så länge någon är anställd. Den anställde ansvarar för att informationen är korrekt och uppdaterad.

Personer som tar kontakt med oss på sociala medier, genom vår växel, hemsida, chatt och per mail
Sparas så länge uppgiften behövs för att möjliggöra och upprätthålla kommunikationen.

Samarbetspartners, kollegor i vår bransch, säljare och nyckelpersoner på andra företag, personer i yrkesnätverk, mediakontakter och liknande
Information sparas så länge som den kan ses ha ett syfte och ändamål.

7. Vem kan ta del av uppgifterna?

Vi delar dina personuppgifter med tredjepartsleverantörer som vi anlitar för att utföra tjänster för vår räkning (som tekniska, administrativa, marknadsrelaterade eller andra tjänster) när så krävs för de syften som nämns ovan i punkt 4. Dessa tredjepartsleverantörer får inte använda dina personuppgifter för sina egna syften vilket vi har reglerat i avtal med dessa leverantörer.

Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut när så krävs enligt lag såsom exempelvis Diskrimineringslagstiftningen eller till dataskyddsmyndighet.

I det fall som du är en kandidat, anställd och/eller användare av vår plattform och är aktuell för ett uppdrag, inför ett uppdrag och/eller när du accepterat ett uppdrag, som en del i vår tjänst kommer vi att delge för uppdraget relevanta personuppgifter till det specifika företaget, myndigheten eller organisationen som är vår uppdragsgivare. Detta innefattar din profil i vår tjänst, tidigare tagna uppdrag och i förekommande fall ditt CV, personnummer, arbetsprestationer samt ditt foto.

Utlämning av dina personuppgifter till våra kunder enligt ovan är en behandling som är nödvändig för Studentvikaries legitima intresse att bedriva sin affärsverksamhet samt för att uppfylla våra skyldigheter i avtal gentemot dig och vår uppdragsgivare. När du är ute på uppdrag genom Studentvikarie utför du arbete under kundföretagets kontroll och ledning.

När du är ute på uppdrag genom Studentvikarie utför du arbete under kundföretagets kontroll och ledning. Vi har säkerställt att våra uppdragsgivare hanterar dina personuppgifter på ett betryggande och korrekt sätt. När du är uthyrd eller under en rekryteringsprocess vill vi göra dig uppmärksam på att uppdragsgivaren (skolan, myndigheten, företaget) som tar del av dina personuppgifter självständigt är personuppgiftsansvarig och ansvarar då för hantering av dina uppgifter som sker där. Vid frågor kring uppdragsgivarens hantering av dina uppgifter bör du vända dig dit och vi på Studentvikarie kan hjälpa dig att komma i kontakt med rätt person.

I det fall som du är aktuell i en rekryteringsprocess, process för att erbjudas ett längre uppdrag samt/eller deltar i vår utbildningsplattform Loops kommer vi att delge för uppdraget relevanta personuppgifter till eventuella underleverantörer. Exempel på leverantörer kan vara leverantörer inom videointervju (AppearIn) mötesbokning (Calendly) utbildningsplattform (Lin Education) mfl. Det är främst namn och e-post som kan komma att delas och du kommer i samtliga fall bli informerad om detta. Om ytterligare samtycke krävs kommer vi eller vår leverantör att inhämta detta från dig.

Är du anställd på något av våra lokalkontor kan dina kontaktuppgifter komma att delas till konsulter, kunder, kandidater, leverantörer och andra intressenter vilka har beröringspunkter med den tjänst som du har på Studentvikarie.

Vi säljer inte personuppgifter till någon och delar endast personuppgifter med tredje parter som underlättar tillhandahållandet av vår tjänst, såsom underleverantörer, för vilka vi är ansvariga för.

Studentvikarie kan komma att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES, om någon av våra underleverantörer eller samarbetspartners befinner sig där. Om personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES, kommer Studentvikarie vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES.

Vi delar inte på annat sätt dina personuppgifter till tredje parter om inte; (i) du begär det eller godkänner det; (ii) information lämnas ut för att följa lagen (till exempel att följa en husrannsakan, föreläggande eller domstolsbeslut, fullfölja ett avtal vi har med dig, eller skydda våra rättigheter, egendom eller säkerhet för tjänsten, eller andra användare eller våra anställda; (iii) för att hantera nöd eller force majeure händelser; eller (iv) att hantera tvister, krav eller bemöta personer som agerar på ditt uppdrag.

Vi kan också komma att samla in aggregerade data om våra användare i vår plattform och tillgängliggöra denna information på aggregerad nivå till våra partners, tjänsteleverantörer, eller partner för marknadsföringsändamål.

8. Var förvaras uppgifterna?

Dina uppgifter behandlas i Sverige men lagras på Irland i vår plattform.

Dina personuppgifter behandlas i den mån det är nödvändigt för att vi ska kunna tillhandahålla våra bemanningstjänster och i övrigt fullgöra våra skyldigheter i egenskap av arbetsgivare och näringsidkare. Sådan behandling baserar sig på vårt berättigade intresse att kunna bedriva vår verksamhet och för att kunna fullgöra våra åtaganden mot dig.

Dina personuppgifter kan förvaras i:
– Vår egenutvecklade plattform/app för att erbjuda dig jobb och matcha uppdrag.

– Affärssystem (för bemanning, CRM och rapportering).

– Lönesystem.

– Studentvikaries domän i Google Suits (enkätsvar, uppföljning av supportärenden och reklamationer, anställningsavtal, mm).

– Loops – Studentvikaries digitala utbildningsplattform.

– Din e-postadress och telefonnummer kan komma att sparas i Studentvikaries telefonlistor och e-postklienter hos Studentvikaries personal på huvudkontoret.

När du skickar e-post/sms/chattar till oss lägger vi in ditt meddelande i vår plattform/CRM om uppgifterna krävs för att fullgöra uppdraget. I annat fall raderas ditt meddelande och övrig konversation.

Om du kontaktar oss vi telefon kan vi också lägga in uppgifterna i vår plattform/CRM om dessa behövs för att fullgöra vår tjänst.

9. Cookies och liknande teknik

Vi arbetar med att förbättra användarupplevelsen på vår webbplats. I detta syfte samlar vi in olika typer av information om våra användare. Vi använder oss av cookies för att förstå dig som användare och för att analysera data om användare. Exempel på sådan information är vilka sidor som har besökts, tid på dygnet som de har besökts, vilken typ av webbläsare som har använts och var rent geografiskt som våra användare befinner sig.

Studentvikaries webbplats använder så kallade cookies. Cookien innehåller ingen personlig information. Studentvikarie använder sig av cookies för att göra din användning av tjänsten så bra som möjlig, samt göra tjänsten mer personlig. Läs vår Cookiepolicy här: https://studentvikarie.se/cookie-policy

10. Säkerheten för dina personuppgifter

För att skydda integriteten för dina personuppgifter som du överför via användningen av vår tjänst, vidtar vi lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Vi uppdaterar och testar kontinuerligt vår säkerhetsteknik. Vi begränsar tillgången till dina personuppgifter till de anställda som behöver veta den informationen för att tillhandahålla tjänsten till dig. Dessutom undervisar vi våra anställda om vikten av sekretess och upprätthåller integriteten och säkerheten för din information. Vi förbinder oss att vidta lämpliga disciplinära åtgärder för att upprätthålla våra anställdas integritetsansvar.

Du ansvarar för att se till att dina eventuella inloggningsuppgifter till Studentvikaries system är säkra, i synnerhet lösenordet som du erhållit från oss eller som du har valt. Dessa inloggningsuppgifter är avsedda för din egen användning. Du får inte delge någon/några annan/andra person(er) dina autentiseringsuppgifter eller någon annan kontoinformation.

11. Dina rättigheter

Som registrerad så har du vissa rättigheter då det gäller behandlingen av dina personuppgifter. Vill du utöva dessa rättigheter eller har frågor kring detta, vänligen kontakta personuppgiftsansvarig eller vårt dataskyddsombud.

Återkalla samtycke:
Du har rätt att återkalla ditt samtycke du lämnat för behandling av personuppgifter. Detta påverkar dock inte lagligheten av den behandling som ägde rum innan ditt samtycke har återkallats.

Rätt till tillgång:
Du har rätt att både få bekräftelse på om dina personuppgifter behandlas, samt information om hur dina personuppgifter behandlas. Du har också rätt att få en kopia på de personuppgifter som är under behandling.

Rätt till rättelse:
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga uppgifter genom att tillhandahålla information.

Rätt till radering:
Du har under vissa förutsättningar rätt till att begära radering av dina personuppgifter. Detta gäller när:

– Uppgifterna inte längre behövs för det ändamål de behandlats för

– Du återkallar ditt samtycke, därmed finns det ingen laglig grund för behandling

– Du invänder mot behandlingen, och det inte finns tyngre vägande skäl för fortsatt behandling

– Personuppgifterna behandlas utan laglig grund

– En rättslig förpliktelse kräver radering, och Studentvikarie omfattas av sådan plikt.

Studentvikarie raderar dina personuppgifter på din begäran, under förutsättning att Studentvikarie inte är skyldiga att spara dina personuppgifter i enlighet med gällande lag, förordning och myndighetsbeslut.

Rätt till begränsning av behandling:
Du har under vissa förutsättningar rätten att begära en begränsning av Studentvikaries behandling av dina personuppgifter. Detta gäller bland annat om du bestrider uppgifternas korrekthet och Studentvikarie därmed måste kontrollera detta.

Rätt till dataportabilitet:
Du har under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter du lämnat till oss och som rör dig. Detta ska i sådana fall lämnas ut i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har rätt att överföra dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig om behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller sker automatiserat.

Rätt att inge klagomål:
Du har rätt att lämna klagomål till en behörig tillsynsmyndighet. I Sverige är den behöriga tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Vill du dra tillbaka ditt samtycke, eller begära registerutdrag, rättning eller radering tar du kontakt med oss på den e-postadress vi har angett under avsnittet för kontaktuppgifter. För att ta del av ditt registerutdrag behöver du skicka en elektronisk kopia på ett signerat dokument med din förfrågan.

12. Ändring av integritetspolicy

Studentvikarie har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn. Studentvikarie kommer att med rimlig varsel underrätta dig vid ändringar av Integritetspolicyn. Om du inte godtar ändringarna har du rätt att säga upp avtalet med Studentvikarie innan den ändrade Integritetspolicyn träder i kraft. Du säger upp avtalet genom att kontakta oss.

13. Kontaktuppgifter till Studentvikarie Sverige AB

Studentvikarie Sverige AB
Engelbrektsgatan 28
411 37 Göteborg
Telefon: 010 498 99 50
E-post: dataskydd@studentvikarie.se
Kontaktperson: Henrik Lindberg

Dataskyddsombud Studentvikarie:
Olof Jarkman
olof@secify.net
0763 – 08 31 64
Dataskyddsombudet (DSO) är organisationens kontaktperson för privacyfrågor, både mot kunder och Datainspektionen. Dataskyddsombudet är ansvarigt för att organisationen har rutiner och policys på plats, samt att konsekvensanalysen, Privacy Impact Assessment är uppdaterad. Personen som utses till DSO får alltså inte bara en titel utan har ett stort ansvar och en nyckelroll i företagets arbete med efterlevnad av GDPR.